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Organizziamo il banqueting di Renzo e Lucia

Oggi parliamo di automazione del processo.

A molti di voi sembrerà strano parlare di “automazione del processo” dato che già usate sistemi per controllare e automatizzare i processi di distribuzione del prodotto con il channel manager, di prenotazione di una camera con il booking engine o di invio dell’ISTAT a fine giornata.

Vi è però uno specifico comparto del settore ospitalità in cui l’automazione dei processi non è ancora arrivata: la banchettistica.

La banchettistica, nota anche con il nome di banqueting, è il comparto che si occupa della commercializzazione, organizzazione ed erogazione di “ricevimenti, di qualsiasi livello e dimensioni, commissionati da privati o aziende in modo occasionale. Il servizio può aver luogo nei locali a disposizione della società di banqueting o presso luoghi indicati dal cliente.“ Giuseppe Fierro – Marketing e management delle imprese di ristorazione

Il servizio erogato, come sempre, inizia dalla richiesta di soddisfazione di un bisogno da parte di un potenziale cliente.

Renzo e Lucia si recano presso l’hotel ristorante “Lago di Como” per chiedere informazioni sul banchetto di nozze che loro vorrebbero organizzare.

Il Direttore li riceve e (mi piace pensare…) inizia ad ascoltare quali sono i loro desideri, sogni, aspettative.

Dopo averli a lungo ascoltati promette loro che gli farà pervenire, presso l’indirizzo mail indicato, tre proposte di banchetto sulle quali potranno iniziare a discutere.

Il giorno successivo, Renzo e Lucia ricevono la mail da parte del Direttore con le proposte corredate di menu, servizi erogati (sia interni che esterni) e ovviamente la spesa a coperto.

Dopo una settimana ricevono la telefonata del Direttore che li invita a cena per quel fine settimana così avranno la possibilità di provare alcuni dei piatti proposti nei preventivi.

Alla fine della cena Renzo e Lucia, che vogliono assolutamente farlo questo matrimonio, decidono di accettare una delle proposte dell’Hotel Ristorante Lago di Como.

Il Direttore si assenta per pochi minuti ed al ritorno ha già pronto il contratto da firmare.

Con il contratto firmato, per il Direttore e il suo staff, inizia il lavoro più duro.

Deve preparare gli ordini di servizio (anche perché quel giorno oltre al matrimonio ci sono anche un paio di piccoli eventi da 15 pax), deve improntare la “lista della spesa”, deve iniziare a prendere accordi con gli “extra” per il servizio

Il Direttore sa fare il suo lavoro molto bene e il banchetto del matrimonio di Renzo e Lucia è un successo che però deve essere ancora saldato.

I rapporti amministrativi non sono con Renzo e Lucia ma con Azzeccagarbuglio, il loro fidato avvocato al quale il Direttore invia la fattura con le modalità di pagamento.

Effettuata la prima tranche di pagamento, l’avvocato sempre molto impegnato, si dimentica di saldare le altre ed ogni volta il Direttore è costretto a ricordarglielo.

Dopo tre mesi finalmente il banchetto è saldato ed il Direttore può tirare un meritato sospiro di sollievo.

Questa storia a lieto fine è la raccolta di una piccola parte di quelle che possono essere le incombenze di un responsabile del banqueting (banqueting manager) giornaliere.

Inoltre dovete immaginare questa storia moltiplicata per tutte le volte che il Direttore deve organizzare un banchetto.

Tutte queste operazioni, per la maggior parte delle strutture che fanno banchetti, sono gestite manualmente o se va bene con strumenti informatici completamente separati tra loro (Word, Excel, Outlook, ecc…).

Immaginate ora una soluzione che riunisca in un solo ambiente informatico tutto quello di cui abbiamo parlato: realizzazione preventivo ed invio, messaggio per il “follow up”, trasformazione del preventivo in modulo d’ordine e di quest’ultimo in ordini di servizio, market list, fatturazione, gestione automatica dei sospesi e tutto quello che serve per la gestione efficace dei banchetti.

La soluzione si chiama hottimo CONGRESS & BANQUETING ed è disponibile sia per le grandi strutture che  per le strutture che organizzano una manciata di banchetti all’anno.

Se non vuoi continuare a perdere il tuo tempo e i tuoi soldi e vuoi capire come passare dalla teoria alla pratica lasciaci la tua mail e ti invieremo del materiale gratuito per saperne di più!

Renzo e Lucia ti ringrazieranno!

Lascia qui la tua mail.

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