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PRIVACY: come gestire il consenso per gli hotel

Dopo aver chiarito il concetto di informativa privacy e del modo in cui puoi realizzarla, ora vado a spiegare cosa è il “consenso”.

L’articolo 23 del D.lgs. n. 196/2003 recita così:

1. Il trattamento di dati personali da parte di privati o di enti pubblici economici è ammesso solo con il consenso espresso dell’interessato.

2. Il consenso può riguardare l’intero trattamento ovvero una o più operazioni dello stesso.

3. Il consenso è validamente prestato solo se è espresso liberamente e specificamente in riferimento ad un trattamento chiaramente individuato, se è documentato per iscritto, e se sono state rese all’interessato le informazioni di cui all’articolo 13.

4. Il consenso è manifestato in forma scritta quando il trattamento riguarda dati sensibili.

Importante è ricordare che il trattamento dati può essere effettuato senza consenso quando “è necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria” come ben specifica l’art. 24 del D.lgs. n. 196/2003.

Quindi se io tratto solo ed esclusivamente i dati del mio cliente obbligatori ai fini normativi, amministrativi e fiscali non devo fargli firmare nulla?

Vero ma vale quello che abbiamo detto sull’informativa: la sua divulgazione può essere verbale ma solo la forma scritta è inoppugnabile di fronte a terzi.

Quindi oltre all’informativa è opportuno fare firmare al cliente la “presa visione” della stessa.

In buona sostanza non è un consenso ma se ci dovesse essere qualche problema abbiamo la prova documentale che al cliente abbiamo fatto vedere la nostra informativa e che lui ne ha acquisito la visione.

Quindi la prima firma (senza il quadratino di spunta!) reciterà la seguente frase:

Il sottoscritto ha preso visione dell’informativa privacy ai sensi del D.lgs. n. 196/2003.

Se nell’informativa ho specificato che andrò a fare dei trattamenti dati non obbligatori come ad esempio le comunicazioni marketing o l’invio di messaggi ne dovrò richiedere lo specifico consenso.

Prendendo come modello di informativa quello che diamo agli hotel nostri clienti o quelli iscritti alla news letter abbiamo 2 trattamenti non obbligatori:

  • per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate a lei indirizzati;
  • per inviarle nostri messaggi promozionali e aggiornamenti sulle tariffe e sulle offerte praticate.

Occorrono 2 consensi che siamo “liberi” (quindi il quadratino di spunta ci deve essere ed ovviamente non deve essere spuntato!) e specifici.

Il primo potrebbe essere il seguente:

“il sottoscritto autorizza il trattamento dati a fini pubblicitari utilizzando (specificare i mezzi di comunicazione usati)”

Ed il secondo potrebbe essere il seguente:

“il sottoscritto autorizza il trattamento dati per comunicare a terzi che ne facciano richiesta la propria presenza in hotel al fine di trasferimento comunicazioni telefoniche e/o messaggi.”

Ricapitolando la cosa importante è che ogni trattamento non obbligatorio sia specificato nell’informativa e che abbia il relativo consenso libero e specifico.

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