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Il GDPR è vivo e vegeto

Hai sentito dire che il GDPR entrava in vigore ad agosto?

Poi ad agosto hai sentito dire che avevi tempo fino a gennaio per adeguarti?

Chiariamo subito una cosa: il GDPR è un regolamento europeo che è entrato in vigore il 25 maggio 2018. Non ha bisogno di nessun decreto attuativo per essere applicato.

Quello che è successo ad agosto è l’adozione da parte del Consiglio dei Ministri del decreto di armonizzazione che di fatto serve ad “armonizzare” il regolamento europeo con le esigenze del singolo stato.

Di fatto non cambia nulla rispetto al GDPR ma vengono solo introdotte alcune linee guida.

Una di queste linee guida riguarda i controlli che saranno “blandi” fino a gennaio 2019.

In buona sostanza da gennaio 2019 i controlli saranno più rigorosi ed i rischi di sanzioni salatissime aumenteranno.

Non ti sei ancora adeguato al GDPR e non sai da dove cominciare?

La lista delle cose da fare è più lunga di quanto credi per questo la prima cosa da fare è affidarsi ad un professionista che sia in grado di guidarti nell’intero flusso operativo e gestionale del GDPR.

Il nostro team specializzato nella Data Protection ti può aiutare: richiedi un’analisi gratuita oggi stesso.

Mentre il team pensa ai documenti, tu dovrai occuparti dell’operatività.

Questo un breve e non esaustivo (dipende dal tipo di organizzazione) elenco:

1.       Adeguare l’infrastruttura informatica dal punto di vista della sicurezza:

  • Aggiornare il tuo gestionale in modo che sia gdpr compliant
  • Antivirus
  • Back up online

2.       Far firmare al momento del check-in ad ogni ospite l’informativa con i relativi consensi.

3.       Accertarvi che i vostri collaboratori siano adeguatamente formati

4.       Conservare adeguatamente le informative

La parte finale del processo può essere particolarmente complessa e dispendiosa.

Si tratta di stampare per ogni cliente (o nucleo familiare) un’informativa, farla firmare e conservarla a norma di legge (come le fatture tanto per rendere l’idea).

Calcolate quanti check-in fate in un giorno e moltiplicateli per 360 giorni ed ecco la produzione di carta ed inchiostro che dovrà essere stampata.

La domanda che vi starete ponendo è la seguente: possiamo rendere meno costosa la procedura di raccolta consensi e conservazione dell’informativa privacy nel nostro hotel?

Certo, adottando un sistema che automatizza e digitalizza tutto il processo.

Il cliente arriva in hotel, non dovrai stampare nulla ma solo sottoporgli il tablet (5 o 10 pollici), 5 secondi e non solo ha apposto la firma all’informativa ma il documento è subito archiviato e criptato. Con calma potrai quindi riportare i consensi nella relativa scheda anagrafica.

Per qualsiasi controllo successivo, tutte le informative con i relativi consensi, sono salvate nel tuo spazio di memorizzazione preferito.

Pensa ai vantaggi:

  • riduzione dei tempi
  • meno sprechi
  • riduzione degli errori
  • maggior soddisfazione del cliente

Questo sistema si chiama Hottimo PRIVACY!

Per sapere di più non esitare a contattaci oppure passa a trovarci
all’ Hospitality day o al SIA!

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